Wat is een ERP-systeem?
Een ERP-systeem is een tool die de productiviteit binnen de organisatie bevordert. Dankzij dit management- en informatiesysteem kunnen veel processen geautomatiseerd worden en kunnen verschillende afdelingen efficiënter en makkelijker met elkaar samenwerken. Wat volgt zijn enkele voordelen van een ERP-systeem op een rij:
- Centrale database. Alle data binnen de organisatie wordt samengevoegd tot een centrale database. Hierdoor weten alle afdelingen waar ze de benodigde informatie kunnen vinden en hoeft niemand meer iets te missen. Het systeem is ook in staat om de gegevens in real-time bij te werken, zodat het altijd up-to-date blijft. Hierdoor heeft uw personeel altijd de meest recente gegevens van patiënten en cliënten direct bij de hand.
- Automatisering van processen. Het systeem is in staat om bepaalde simpele en terugkerende taken voor u over te nemen, zodat u zich kan focussen op wat er echt toe doet.
- Security. Doordat alle gegevens op één centrale plek worden bewaard, hoeft ook maar één plek goed beveiligd te worden. Ontzettend belangrijk voor een zorginstelling die dagelijks met uiterst vertrouwelijke informatie van patiënten te maken heeft.
- Uniforme werkwijze. Het systeem zorgt ervoor dat iedereen dezelfde werkwijze kan hanteren, dit scheelt tijd en houdt de kwaliteit van het werk in tact.
- Rapportages. Alle bedrijfsprocessen worden door het systeem gemonitord en geanalyseerd. Gebruikers kunnen eenvoudig rapporten laten opstellen om te zien wat de actuele stand van zaken is. Dit kunnen hele kleine, specifieke zaken zijn, maar ook bedrijfsbreed. Voor een zorginstelling is het extra belangrijk om bepaalde gegevens overzichtelijk in kaart te brengen om te zien hoe men er voor staat.
Het is wel zo eerlijk om ook naar de ‘nadelen’ van de aanschaf van een ERP-systeem te kijken. Wat hierbij wel benoemd moet worden is dat de voordelen zwaarder wegen en dat veel van de nadelen vermeden kunnen worden:
- Investering van tijd en geld. Dit is vanzelfsprekend als uw organisatie een (digitale) transitie doorloopt, maar het is wel iets om rekening mee te houden. Het zoeken en uiteindelijk implementeren kan veel tijd en geld kosten. Afhankelijk van de omvang van uw bedrijf kunnen de kosten hoog oplopen. Het is echter logisch dat er een prijskaartje hangt aan het versoepelen en efficiënter inrichten van uw alledaagse processen, iets waar u waarschijnlijk nog decennialang profijt van kan hebben.
- Tegenstribbelend personeel. Een nieuw systeem betekent ook een nieuwe werkwijze. Verandering is altijd even wennen en niet altijd leuk, maar soms wel noodzakelijk. Zorg ervoor dat uw personeel in een vroeg stadium al betrokken is zodat ze zelf ook hun feedback kunnen uitspreken. Als u ze op tijd betrekt, zijn ze tegen de tijd van implementatie al redelijk bekend met het nieuwe systeem en is dit ‘nadeel’ dus goed vermijdbaar.
- Afhankelijkheid van het systeem. Op het moment dat u besluit te werken met een systeem dat bepaalde taken van u overneemt, is de kans dat u daar afhankelijk van wordt. Als het op een dag niet meer aan de eisen voldoet, is het echter eenvoudig om bepaalde functionaliteiten en aspecten van uw systeem te wijzigen.
Geen enkele organisatie is hetzelfde, dus is het belangrijk dat u een ERP-systeem laat inrichten dat aansluit op uw wensen en behoeften. Het systeem kent vele modules en functionaliteiten, dus het is belangrijk dat u overweegt welke voor u van toegevoegde waarde kunnen zijn.
Er is nog zoveel meer te behandelen als het aankomt op de inzet van Enterprise Resource Planning binnen een zorginstelling. Wilt u meer weten en lezen? Op ERPoverzicht.nl staat alles dat u moet weten over een ERP-systeem in het algemeen, maar ook specifiek voor de zorg.
Op zoek naar de perfecte leverancier voor uw vraagstuk?
Wij raden u aan om op zoek te gaan naar een leverancier die affiniteit heeft met uw branche, als zorginstelling heeft u namelijk totaal andere behoeften dan een andere sector. Zelfs binnen de zorg zijn er andere functionaliteiten nodig binnen het systeem. Natuurlijk hebben een ziekenhuis en verzorgingshuis raakvlakken, maar de twee zijn ook enorm verschillend. Ga dus met een partner in gesprek die kan leveren waar u behoefte aan heeft.
Bent u benieuwd welke leverancier dit voor uw zorginstelling waar zou kunnen maken? Raadpleeg dan de vergelijkingspagina op ERPoverzicht.nl om te kijken wie u van dienst zou kunnen zijn.